Gelangensbestätigung erstellen: Vorlage für Autos und andere Waren

Wer Waren an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land liefert, liefert in der Regel steuerfrei. Voraussetzung ist, dass die Ware tatsächlich in das übrige Gemeinschaftsgebiet gelangt, und das müssen Sie als Lieferer beweisen (§ 6a Abs. 3 UStG). Das wichtigste Beweismittel ist die Gelangensbestätigung: ein Schriftstück, in dem Ihr Käufer (der Abnehmer) bestätigt, dass er die Ware erhalten hat.

Das gilt nicht nur für Autos. Die Gelangensbestätigung brauchen Sie für Ersatzteile, Reifen, Maschinen, Werkstattausrüstung und jede andere Ware, die Sie an einen Abnehmer in einem anderen Mitgliedstaat verkaufen. Das Werkzeug kennt dafür zwei Modi: Fahrzeuge mit FIN und andere Waren mit Beschreibung und Menge. Bis zu zehn Positionen passen auf eine Bestätigung.

Rechtsgrundlage ist § 17b UStDV (Gelangensnachweis bei Beförderungs- und Versendungsfällen). Auf EU-Ebene steht Art. 45a der Durchführungsverordnung (EU) Nr. 282/2011 dahinter, der eine Vermutung für das Gelangen der Ware vorsieht.

Holt der Käufer die Ware ab oder lässt er sie abholen, gilt für die Gelangensvermutung nach § 17a Abs. 1 Nr. 2 UStDV: Die Bestätigung muss spätestens am 10. Tag des auf die Lieferung folgenden Monats vorliegen. Dieselbe Frist nennt Art. 45a der Verordnung (EU) Nr. 282/2011.

Dazu kommen in diesem Fall zwei weitere, zusammenpassende Belege von unabhängigen Stellen, zum Beispiel ein CMR-Frachtbrief oder die Rechnung des Frachtführers, die Versicherungspolice für den Transport oder der Bankbeleg über die Zahlung der Fracht (§ 17a Abs. 2 UStDV). So steht es auch in der Checkliste des Werkzeugs. Liefern Sie selbst oder beauftragen Sie einen Frachtführer, gilt die Vermutung bereits mit zwei solchen Belegen.

Kommt die Bestätigung nicht rechtzeitig, ist die Steuerfreiheit nicht automatisch verloren. Das Finanzamt kann die Vermutung widerlegen (§ 17a Abs. 3 UStDV), und ohne Vermutung führen Sie den Nachweis nach § 17b UStDV, auch mit den dort genannten Ersatzbelegen. Planen Sie die Rückgabe aber fest ein: Schicken Sie die Bestätigung gleich bei der Lieferung mit.

Ein typischer Fall im Autohaus: Ein polnischer oder niederländischer Händler kauft bei Ihnen über mobile.de einen Gebrauchtwagen und holt ihn selbst ab. Dann gelten diese Punkte.

Differenzbesteuerte Fahrzeuge sind von der Steuerbefreiung für innergemeinschaftliche Lieferungen ausgeschlossen (§ 25a Abs. 7 Nr. 3 UStG). Ein solches Fahrzeug brauchen Sie also nicht mit einer Gelangensbestätigung nachzuweisen. Es bleibt in Deutschland nach der Differenzbesteuerung steuerpflichtig, und die Rechnung bei Differenzbesteuerung trägt den entsprechenden Vermerk. Sie können bei jeder Lieferung auf die Differenzbesteuerung verzichten (§ 25a Abs. 8 UStG). Dann ist eine steuerfreie Lieferung möglich, aber rechnen Sie das mit Ihrem Steuerberater durch, denn ein bei einer Privatperson gekauftes Auto hat keine abziehbare Vorsteuer.

Neue Fahrzeuge (höchstens 6.000 km oder höchstens sechs Monate seit der ersten Inbetriebnahme, § 1b UStG) sind anders gestellt: Sie können steuerfrei an jeden Abnehmer geliefert werden, auch an Privatpersonen (§ 6a Abs. 1 Nr. 2 Buchst. c UStG). Auf der Rechnung müssen Erstzulassung und Kilometerstand stehen (§ 14a Abs. 4 UStG), und als Fahrzeuglieferer melden Sie die Lieferung dem Bundeszentralamt für Steuern, wenn der Abnehmer keine USt-IdNr. verwendet (Fahrzeuglieferungs-Meldepflichtverordnung).